TUGAS
PENANGANAN
DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN
DISUSUN
OLEH :
RATNAWATI
SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI
KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN 2017
KATA
PENGANTAR
Assalamuallaikum Wr. Wb
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha
Pengasih lagi Maha Panyayang, Saya panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya,
yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada saya, sehingga saya dapat
menyelesaikan Tugas Produktif yang berjudul Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
yang diberikan oleh Guru saya Bapak Supardi S.Pd.
Tugas ini telah saya susun dengan
sebaik-baiknya dan sesuai kemampuan saya. Terlepas dari semua itu, saya
menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat
maupun tata bahasanya. Oleh karena itu mohon maaf apabila ada kata-kata yang
salah dan kurang berkenan di hati pembaca.
Akhir
kata saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang
bersedia membantu saya demi kelancaran pembuatan tugas ini, semoga Allah SWT
senantiasa meridhoi usaha yang kita lakukan, aamin.
Tarakan, Agustus 2017
Ratnawati
DAFTAR ISI
Halaman Judul..........................................................................................................
i
Kata
Pengantar.........................................................................................................
ii
Daftar Isi....................................................................................................................
iii
Penanganan
dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian.............. 1
1. Memahami
Tata Cara Penanganan Dan Pemeliharaan Dokumen..............
1
2. Cara
Penanganan Dan Pemeliharaan Dokumen...........................................
1
3. Peraturan
Cara Penanganan Dan Pemeliharaan Dokumen.........................
4
Daftar
Pustaka..........................................................................................................
5
Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
1. Memahami Tata Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18
Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi
pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.
Pedoman ini digunakan dalam
pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun
image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang
terintegrasi secara nasional.
Tata naskah kepegawaian PNS menurut
pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak
diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang
berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di
bidang kepegawaian.
Pengelolaan dokumen kepegawaian yang
baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang
tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan
data antara dokumen fisik dengan data elektronik.
Seorang pegawai administrasi harus
dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik.
Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan
dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen
tersebut pada buku arsip masing-masing.
Pada umumnya penanganan dokumen
dibagi dalam 3 bagian yakni:
·
Pengurusan/Penanganan
Dokumen
·
Penyimpanan
dan Penataan Arsip Dokumen
·
Penemuan
kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen
2.
Cara Penanganan dan Pemeliharaan
Dokumen
Penyimpanan dan penemuan kembali
arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja,
untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada
buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku pencatatan arsip yang digunakan
dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku
pencatatan arsip tersebut terdiri dari:
1) Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun
(TASPEN)
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
Pegawai NegeriSipil (PNS)
6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala
(KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri /
Suami (KARIS / KARSU)
8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai
Negeri Sipil (KARPEG)
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi
Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai
Negeri Sipil (PNS) Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
Pegawai Negeri Sipil (PNS)
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti
Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti
Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti
Tugas - Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Bentuk format dari masing - masing
buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang
akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang
terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.
A.
Cara
Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi
kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut :
1) Menghimpun : Menghimpun adalah
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan
untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan
penghimpunannya.
2) Mencatat : mencatat adalah kegiatan
membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap
penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3) Mengolah : mengolah yakni mencakup
macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan
yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4) Menggandakan : menggandakan adalah
kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu
sesuai yang diinginkan.
5) Mengirim : mengirim merupakan bentuk
kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6) Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan
menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar
dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti
ketika diperlukan.
B.
Cara
Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
Sedangkan untuk memelihara dokumen
pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung
pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data
fisik maupun data digita.
1) Data Fisik
Untuk
penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut
berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik
ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.
2) Data Digital
Pada
penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.
Terdapat beberapa kelebihan dari
penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih
data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :
·
Sistem
data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali
dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini
karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
·
Ruang
tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena
data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah
datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
·
Data
digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada
setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada
back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada
data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan
ruang tempat penyimpanan data.
·
Data
digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.
·
Sistem
data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya
sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika
diperlukan.
3.
Peraturan Cara Penanganan
Pemeliharaan Dokumen
·
Biasakan
menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
·
Aturlah
letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
masalahnya.
·
Jangan
gunakan dokumen ada ditempat aman.
·
Pastikan
dokumen ada ditempat aman.
·
Jauhkan
dari air, minyak dan panas matahari.
·
Taburkan
kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
·
Bolak
balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket.
·
Hindari
sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
·
Bila
terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi
penanda ditempatnya.
·
Dokumen
dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.
Daftar
Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar